Serviciile de arhivare electronică în regim Software as a Service oferite de Omnilogic folosesc platforma eArchive. Aceste servicii (separat sau în asociere cu alte sisteme de ECM – Enterprise Content Management) vin să rezolve o serie de aspecte importante legate de nevoia companiilor de a dispune de sisteme performate de retenție a datelor și le ajută să extragă informații cu valoare adaugată din volumul de date generat de dinamica businessului, de care compania dispune în activitatea sa.

Cheia succesului acestui demers constă în îmbinarea inteligentă a unui algoritm de arhivare a datelor cu o infrastructură flexibilă și securizată, optimizată pentru capabilități de retenție. Sistemul informatic este găzduit în centrul de date de nivel „tier 3 – ready” al Omnilogic prin intermediul căruia se asigură un sistem ultra-securizat, cu capabilități certificate de retenție a datelor pe termen lung, Omnilogic Data Center fiind certificat de Ministerul Comunicațiilor și Societății Informaționale să desfășoare operațiuni de arhivare electronică în condițiile legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică conform Ordinului Ministrului nr. 489/15.06.2009.


Ce face aplicația de Project Management?

Îmbunătățește performanța și productivitatea:

  • Consolidarea sistemelor;
  • Administrarea și managementul informațiilor în acord cu obiectivele de afaceri;
  • Îmbunătățirea și susținerea proceselor, tehnologiilor și resurselor umane utilizate pentru a furniza servicii de informare pentru business;
  • Definirea și punerea în aplicare a strategiei de arhivare în mod corespunzător pentru a răspunde cerințelor de business actuale și viitoare;

Managementul riscului și guvernanței corporative:

  • Îmbunătățirea controlului gestionarii înregistrărilor, al documentelor nestructurate precum email-ul;
  • Disponibilitatea informației nealterate pentru audit;
  • Respectarea reglementărilor impuse de către guvern sau autoritățile din domeniu;
  • Reducerea costurilor și a riscului în cazul unor anchete juridice;
  • Suport pentru cerințele ce apar în caz de litigii;

Renunțarea la volume masive de documente pe hârtie care trebuie păstrate pe termen mediu și lung, în mai multe locuri și exemplare;

Crește securitatea informațiilor prin controlul și monitorizarea accesului.

Arhitectura functionala a aplicatiei de Document Management


  • Permite analiza și raportarea tipurilor de informații disponibile la nivel de companie, spre administrare, analiză și utilizare.
  • Asigură utilizatorii că informațiile importante sunt protejate și stocate într-un mod adecvat cu cerințele de conformitate și audit, reducând riscurile la care pot fi expuse.
  • Reduce costurile IT și simplifică infrastructura:
  • Cerințele de control al stocării;
  • Îmbunătățirea utilizării activelor;
  • Reducerea costurilor cu personalul;
  • Reducerea spațiului ocupat;
  • Reducerea timpului de regăsire a ultimei versiuni a unui document primit, trimis în afara organizației sau utilizat intern pentru o decizie;
  • Reducerea efortului de migrare de date.

Componente principale

Modulul de import automat

  • Validarea documentelor extrase de agenții automați precum și importul documentelor din zonele buffer;
  • Importul se va efectua la ore prestabilite;
  • Aplicația poate fi parametrizată pentru diverse surse de informații care se doresc a fi arhivate.

Modulul de gestionare arhiva

  • Accesarea documentelor stocate în aplicație;
  • Introducerea de documente noi;
  • Corectarea metadatelor documentelor înainte de a fi primite în arhivă;
  • Operații aferente primirii documentelor în arhivă;
  • Configurarea modulelor folosește secțiunea de administrare;
  • Interfața poate fi personalizată conform cerințelor specifice fiecărui client.

Modulul de căutare

  • Permite căutarea, regăsirea și vizualizarea rapidă a documentelor, prin intermediul meta-descriptorilor aferenți.

Modulul jurnalizare

  • Toate căutările, vizualizările, rulările de rapoarte sunt jurnalizate la nivelul aplicației prin intermediul acestui modul, în funcție de cerințele de audit și raportare;
  • Orice operație cu caracter administrativ, efectuată de către administratorii de domenii de arhivare este jurnalizată;
  • Erorile care apar în funcționarea aplicației sunt jurnalizate;
  • Aceste jurnale vor putea fi, apoi, vizualizate de către administratori, fiind vizibile doar acestor utilizatori pentru a putea aplica măsuri corective.

Cum funcționează?

  • Clienții accesează aplicația prin intermediul unui broswer web (IE, Mozilla, Chrome, Opera etc.);
  • Încărcarea, descărcarea, căutarea și consultarea documentelor se face folosind funcționalitățile aplicației;
  • Aplicația web-based are aceeași interfața ușor de folosit ca și o aplicație implementată on premise;
  • Păstrează istoric pentru toate operațiunile (logări, verificări etc.);
  • Toate datele sunt securizate în așa fel încât nicio terță parte și nici chiar furnizorul aplicației să nu poată avea acces la informațiile confidențiale ale fiecărui client;
  • Datele/documentele sunt stocate în Data Center-ul Omnilogic – unul dintre cele mai performante centre de date de nivel Tier 3-ready.

Pachete și opțiuni

Pachet Standard Acest pachet oferă acces către următoarele funcționalități: arhivare manuală, validare documente buffer, identificare documente bune de arhivat, ștergere documente buffer, registru, înștiințare arhivare, rapoarte/ jurnal, regăsire documente în zona de arhivă, trimitere pe mail, download documente, fișă document, anexă document. Include 2 GB spațiu de arhivare
Premium Minim 3 utilizatori. Include 3 fluxuri simple sau medii. Acest pachet oferă acces către toate funcționalitățile pachetului basic la care se adaugă: opțiune scanare și servicii procesare, arhivare automată, programare procese arhivare, rapoarte detaliate activități utilizator, gestionare utilizatori, acces programat în aplicație, definire tip de document, căutare în numele altei persoane. Include 3 GB spațiu de arhivare
Opțiuni Spațiu de stocare suplimentar Este posibilă contractarea de spațiu suplimentar pe mai multe pachete: pachet de 5GB, pachet de 10 GB și pachet de 15 GB
Premium Support Pachetul include 5 incidente pe lună.