Serviciile de management al documentelor și fluxurilor în regim Software as a Service oferite de Omnilogic folosesc platforma eDoc. Aceasta este o soluție matură cu mai mult de 15 ani de experiență, ce permite managementul performant și eficient al documentelor în cadrul oricărei organizații sau instituții. Aplicația include instrumente pentru generarea formularelor de lucru, implementarea rapidă și facilă a fluxurilor de documente și pentru administrarea unor structuri organizaționale complexe și dinamice. Are o structură modulară și beneficiază de un grad foarte ridicat de securitate, fiind dezvoltat pe platforma Java. Folosind aplicația de document management, resursele umane necesare pentru administrarea sistemelor de management al documentelor sunt reduse, activitatea curentă fiind una de administrare/configurare și nu de programare.
Aplicația de Document Management asigura
Circulația documentelor, conform fluxurilor decizionale definite de administratorul fiecărei aplicații, utilizatorul având posibilitatea aprobării sau respingerii documentului;
Crearea standardizată, distribuirea și circulația informațiilor și documentelor interne în interiorul organizației, precum și cele generate în relația cu alte organizații, asigurându-se cele mai înalte standarde de securitate și confidențialitate;
Definirea formularelor de lucru, ce pot fi transmise pe fluxurile configurate în sistem;
Un sistem integrat cu mesageria electronică și Directorul de organizație;
Urmărirea stării documentelor din cadrul organizației, în diferitele stadii prin care trec acestea, evidențierea modului de rezolvare a fiecărui document;
Facilități pentru fiecare membru al organizației autorizat să cunoască în orice moment unde se află un document și care este starea acestuia, precum si informații privind momentul în care a fost creat, consultat, modificat, șters.
Arhitectura functionala a aplicatiei de Document Management
- Înregistrarea standardizată a documentelor;
- Urmărirea stării documentelor în fiecare moment, până în momentul finalizării acestora;
- Vizualizarea documentelor după diverse criterii de structurare;
- Inițiator / Departament, Data înregistrării, Nr. înregistrare, Emitent, Stare, Persoană curentă etc.;
- Căutarea / regăsirea rapidă a documentelor după diverse criterii stabilite la configurare;
- Gruparea documentelor în dosare electronice în funcție de specific (cereri, oferte, comenzi etc.);
- Restricționarea accesului la documente în funcție de drepturile de access;
- Instrumente de urmărire și evaluare a eficienței;
- Viteză de implementare;
- Scalabilitate în sus, dar și în jos;
- Operarea în limba română și engleză.
Componente principale
- Folosiți atașamente de orice tip;
- Lucru colaborativ securizat prin operații de tip check-in / check-out, cu sincronizarea accesului la documente;
- Versionare și istoric al versiunilor;
- Organizarea eficientă a documentelor: spații de lucru (workspace) și foldere;
- Drepturi de acces configurabile pentru utilizatori, unități organizaționale sau grupuri;
- Indexare configurabilă;
- Căutare după metadate și conținut;
- Export căutări în format Excel și CSV;
- Șablon customizabil pentru fiecare tip de document;
- Metadate generale și specifice;
- Colecții de metadate.
Pachete și opțiuni
| Pachet | Basic Package (min 3 utilizatori) | 1-3 stari / rutare tip: ierarhic subalterni, grup utilizatori si unitate organizatorica / notificare email, drepturi suplimentare de vizualizare |
| Opțiuni | Additional Simple Workflow | 1-3 stări / rutare tip: ierarhic subalterni, grup utilizatori și unitate organizatorică / notificare email / drepturi suplimentare de vizualizare |
| Additional Medium Workflow | 4-6 stări / rutare tip: ierarhic subalterni, grup utilizatori, unitate organizatorică, ierarhic superior si initiator / notificare email / notificare inițiator pe email drepturi suplimentare de vizualizare / supervizori | |
| Complex Workflow | 7-15 stări / rutare tip: ierarhic subalterni, grup utilizatori, unitate organizatorică, ierarhic superior, inițiator, poziție anterioară, ad-hoc și parametrizată / notificare email / notificare inițiator pe email / drepturi suplimentare de vizualizare / supervizori / informare pe email / acțiuni automate la expirare / rutare condiționata | |
| Premium Support | Pachetul include 5 incidente pe lună. | |
| Additional Space | Este posibila contractarea de spatiu suplimentar pe mai multe pachete: pachet de 5GB, 25 GB si 100 GB |